給与計算のミスを防止する3つの施策

給与計算のミスは会社への不信感へとつながるだけでなく、従業員にも影響を与えてしまうものです。

ミスを防止するためには、「ミスが起きる原因を突き止め、対処法を知る」ことが大切です。

今回は、給与計算でミスが多くなる原因・ミスを防止する3つの施策をご紹介します。

給与計算に不安がある方はぜひ最後までご覧いただき、ミス防止にお役立てください。

給与計算のミスが多い原因

データが適切に管理されていない

勤怠データの収集・従業員データの更新が適切に行われていなければ、正確な計算はできません。

タイムカードで勤怠管理をしている場合は、データの転記ミスにも注意しなければいけません。

給与計算担当者の人手不足

中小企業の場合だと、1人か2人で給与計算を担当している、というところが多いのではないでしょうか。

従業員数によって指標は異なりますが、だいたい100名ごとに1名配置する、というのが一般的な数字になります。

皆さんの会社には当てはまっているでしょうか？

給与計算担当者の人手が不足している場合は、担当者の負担が大きくなってしまいミスが起きる原因となります。

スケジュールに余裕がない

勤怠の締め日から支給日までの日にちが短いと、給与計算に割ける時間も短くなります。

タイムカードのデータ収集･集計をアナログでしている場合は、給与計算のスケジュールが圧迫されてしまい、ミスも多くなりがちです。

給与計算のミスを防止する3つの施策

データ・スケジュール管理を見直す

勤怠管理システムなどを使用し、正確なデータを収集･管理する仕組みづくりをしていきましょう。

給与計算を余裕のあるスケジュールで行えるよう、スケジュールについても見直していくことが必要です。

給与計算担当者の人手を増やす

一人で給与計算を行っている場合、ミスに気づけない可能性があります。

そのため人手を増やし、ダブルチェックを行うことも有効な対策です。

しかし、人件費が増えてしまうという側面から、費用対効果は高いといえません。

アウトソーシングする

給与計算業務をアウトソーシングするという方法もあります。

プロに依頼するため、ミスの可能性が格段に下がります。

 

「急に経理担当が退職してしまって、人が足りない･･･」
「担当者が1人で、業務が属人化している･･･」
「いざ引継ぎを行おうとしても、なかなか適任が見つからない･･･」

このような場合には、アウトソーシングを選択肢として検討してみてください。

個人情報のような重要なデータを外部に渡すのは抵抗がある、という方もいるかもしれません。

しかし、属人化した業務をアウトソーシング会社に外注した方が、管理や運用が明確になり、リスクの低減につながることもあります。

また、毎年この時期には「年末調整」があります。

年末調整は毎年行わなければならない業務の一つです。

年に一度の業務であるため、回数こそは少ないのですが、

など、担当者の負担はとても大きい業務です。

ロジックスサービスでは、

上記の料金で年末調整アウトソーシングを対応しております。

アウトソーシングすることでリスクを低減し、繁忙期の経理担当者の負担も解消しませんか？
給与計算に関するお悩みも、ぜひお聞かせください。

まとめ

給与計算のミスをなくすためには、「ミスが起きる原因を突き止め、対処法を知る」ことが大切です。

勤怠データの管理方法・給与計算のスケジュール・担当者の人手についてなど、さまざまな角度から原因を探り、対処をしていきましょう。