BPOとは、ビジネス・アウトソーシング・プロセスの略、ビジネス用語です。
BPOを詳しく知らない方は、この機会に基礎知識として学びましょう。
すでにBPOを知っている方は、再確認に本記事をご活用ください。
今回は、BPOとは？簡単にわかりやすく解説！します。
BPOとは？
BPO（ビー・ピー・オー）とは、ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略です。
会社の業務を外部委託することを言います。
BPOでは、データ入力や給与計算、総務、人事などノンコア業務を中心に行われます。
企業の人手不足や業務効率化、コスト削減などを目的に導入されます。
BPOの目的は？
なぜBPOを導入するのかは、「スマホの購入」に例えるとわかりやすいです。
あなたはお店でスマホを購入しました。
次に必要になるのは、電話・ネット回線の契約です。
それなのにお店の人から「契約は自分でやってください」と言われてしまいました。
契約をするには書類を用意し、回線登録の設定をする必要があるので困りました…。
できませんよね…。
「面倒だし、分からないのでお金を払うからやって欲しい」ですよね。
BPOを導入することで、面倒な業務やノウハウを持っていない業務、業務の効率化を期待できます。
BPOは「外部の経営資源を有効活用する」経営戦略の一つです。
現代のビジネスは変化が激しく、市場に対応するためには、従業員をコア業務に集中させる必要があります。
そのため、BPOでノンコア業務を減らすことが目的に導入されています。
また、BPOはコスト削減が目的の場合もあります。
コスト削減につながる理由は、専門的な業務は、外部の専門企業に依頼した方が業務効率化できるためです。
BPOのメリット
BPOのメリットについて「4つ」をご紹介します。
人手確保
誰でもできる簡単な業務に人手をとられ、本来やらなければならない業務に人手を回すことが出来ないことがあります。
BPOにより業務を減らし、人手を本来の業務に集中させることが期待できます。
業務効率化
委託により、自社の業務を客観的に見ることで業務の棚卸しができるでしょう。
また業務を専門企業に委託することで業務効率化になります。
ミス削減
専門企業に委託することで、自社にはない知識やノウハウを活用できます。
業務を最適なプロセスで対応してもらうことでミス削減になるでしょう。
コスト削減
業務を外部に委託した方がコスト削減できるときがあります。
費用だけでなく、人材確保、効率化、ミス削減から得られる効果は大きいです。
BPOのデメリット
BPOのデメリットについて「4つ」をご紹介します。
再び内製化するのが難しい
外部委託をすることで自社から業務が離れます。
ですが、数年後に自社で対応することになってもやり方や手順の変更などによって、これまでのやり方が通用しなくなる可能性があります。
そのため、丸投げするのではなく定期的に業務へ携わり、情報を把握しておくことが重要です。
業務の進捗が確認しづらい
これまで自分の目で確認できていた業務の進捗が、BPOで委託することでどこまで進んでいるのか、あとなにをすれば終わるのかが確認しづらくなることがあります。
そのため、委託する業者へどこまで終わったかを毎日報告してもらう、エクセルで作業していたものはスプレッドシートに変更して進捗を見える化するなど、あらかじめルールを決めておくと良いでしょう。
委託のための準備が必要
専門知識を持った業者へ外部委託する場合でも、準備期間や作業の引継ぎが必ず発生します。
引継ぎにも時間はかかるため、できるだけ引継ぎ期間を短くする必要があります。
そのためには委託業者と綿密な打ち合わせをおこない、早急に引継ぎをおこないましょう。
BPOとアウトソーシングの違い
BPOに似た言葉に「アウトソーシング」がありますが、意味は違います。
BPOとアウトソーシングの違いは、外部委託するときの業務の範囲に違いがあります。
BPO： 業務一式を外部委託する
アウトソーシング： 業務の一部を外部委託する
アウトソーシングは「業務の一部を外部に委託」するのに対して、BPOは「１つの業務をまるごと委託」することになります。
簡単にいうとアウトソーシングは「お手伝い」で、BPOは「完全に任せる」の違いです。
それぞれを使い分けることはあまりないと思いますが、基礎知識として覚えておきましょう。
まとめ
今回は、BPOとは？簡単にわかりやすく解説！をご紹介しました。
外部委託することで人手不足や業務改善、ミス削減などのメリットが期待できます。
人手が足りなくて困っている、残業が多くて困っている、古い情報が蓄積されて困っているなどの困りごとがある方は、ぜひBPOの利用を検討してはいかがでしょうか。
本記事がBPOの導入をご検討する際の判断材料にお役立ちできれば幸いです。
