日本の企業では、残業が深刻な問題となっています。
厚生労働省の調査によると、2022年の平均残業時間は103.2時間で、前年比で1.3時間増加しました。
これは、人手不足が影響していると考えられます。
しかし、残業は企業の生産性に悪影響を及ぼしてしまいます。
そこで今回は、残業を削減するためのアイデアや成功事例についてご紹介します。
残業が減らない理由
業務量が多い
従業員一人あたりの業務量が適切でなければ、残業削減は難しいです。
また、業務が完了するまでの見積もり時間が不明確である場合が多いです。
残業を削減するため、適切な業務量を把握することが大切です。
仕事の属人化
仕事の属人化とは、特定の社員に業務が集中し、その社員が不在になると業務が滞ってしまう状態です。
属人化すると、上記のような「業務の遅延」や「ミスの発生」などの問題を引き起こす可能性があります。
その結果、業務効率が落ちて残業に繋がってしまいます。
残業を削減するアイデア5選
業務担当をローテーションする
さまざまな業務に携われるよう、担当の仕事をローテーションしてみてはいかがでしょうか。
残業を削減できる理由としては、進捗に応じて担当を増やす・変えるなどの調整ができるためです。
業務の進捗を把握
部署ごとやチームごとに業務の進捗を報告し合い、調整をしましょう。
その際、個人の担当業務や進捗を可視化できるレポートがあると便利です。
上司が部下の進捗状況を把握できるため、仕事を振りやすくなります。
また、レポート集計については、簡単に作成できるLooker Studioがおすすめです。
残業ができない仕組み
強制的に残業ができない仕組みを導入することも、残業を削減するための一つの方法です。
▼残業ができない仕組みの例
・終業時刻から1時間経過したら、パソコンを強制的にシャットダウンさせる
・終業時刻を過ぎたら社内を消灯する
・ノー残業デーを導入する など
オフィス環境の工夫
オフィス環境を少し工夫するだけで、より少ない時間で業務を行えるようになります。
▼オフィス環境の工夫の例
・作業の導線に合わせ、物を配置する
・紙媒体をデジタル化する など
業務を外部に委託
バックオフィスなど、業務の一部を外部に委託するのも効果的です。
例えば、経理業務や給与計算業務など、社内の従業員以外でも行える業務を代行できるサービスがあります。
残業を削減した成功事例
弊社、株式会社ロジックスサービスでは残業ゼロを実現しています。
なぜ残業ゼロが実現できるのか、事例をご紹介します。
業務改善
日々の作業時間を短縮できるよう、業務改善をしております。
例えば、経理業務で発生する計算は、なるべく電卓で手計算をしないことなどです。
スプレッドシートやエクセルを使用することにより、作業時間を短縮することができます。
改善内容
伝票が揃ったら、専用のソフトに入力作業をしています。
入力する際に「税抜き金額」と「税額」が必要になりますが、改善前は1件ずつ電卓で算出していました。
改善後はスプレッドシートに金額を入力するだけで、自動で算出できるようになりました。
これによって、作業時間が1件6分から3分に短縮されました。
まとめ
今回は、残業を削減するためのアイデアや成功事例についてご紹介しました。
残業削減の方法は、企業によって状況などが異なるため、最適なものが共通するわけではありません。
しかし、残業が減らない大きな原因は働く環境にあります。
そのため、マネジメントする側が実際の現場を把握することが重要です。
そうすると改善方法が見えてきます。
ぜひ、自社で残業削減に向けた取り組みをしていきましょう。
